Ein Interview mit Lennart – Lead Link Digitalisierung & Automation bei Hypoport SE

Mit unserem Umzug ins MY.B in die Heidestraße in Berlin hat sich auch unser OfficeKonzept um 180 Grad gedreht. Die Digitalisierung ist einer der zentralen Treiber des Hypoport-Netzwerks und so setzen wir jetzt auf ein Smart Office, welches uns mit vielen digitalen Anwendungen das Leben nicht nur leichter macht sondern auch die Nutzung effizient gestaltet. 

Hierzu gibt uns Lennart spannende Einblickin die Welt der digitalen Office-Anwendungen. Er verantwortet den Bereich Digitalisierung & Automation und hat die Umstellung vieler technologiebasierter Prozesse im neuen Office begleitet.  

Lennart, was bedeutet Smart Office im Allgemeinen?

Im  Smart Office  werden digitale Lösungen, speziell für Büro- und Arbeitswelten, eingesetzt.  Smart Office  steht für die technischen Verfahren sowie Systeme innerhalb der Räumlichkeiten eines Unternehmens. Dabei werden verschiedene Anwendungen durch die gesamten Büroflächen hinweg miteinander vernetzt. Smart Offices schaffen Raum für Kreativität, steigern Arbeitsprozesse und helfen dabei, Ressourcen  effizienter  einzusetzen.  

Welche Smart Office-Anwendungen haben wir im MY.B umgesetzt? 

Uns stehen eine Vielfalt an Smart Office-Modulen zur Verfügung, die je nach Bedarf, an verschiedenen Hypoport-Standorten verbaut werden können.  Diese Module können wir mit der App Thing-it steuern. Momentan haben wir folgende Module im neuen Berliner Office installiert: 

Digitales Desk Booking 

Für flexible Arbeitsplätze bietet die Thing-it-App die Möglichkeit, einen flexiblen Arbeitsplatz auch mal für mehr als einen Arbeitstag zu buchen.  So haben auch andere Kolleg*innen an einem  Standort die Möglichkeit, in der App zu sehen, welche Arbeitsplätze bereits reserviert sind und für welchen Zeitraum.   

Digitaler People Finder 

Der digitale People Finder bietet (zusätzlich zum Desk-Booking) die optionale Möglichkeit den Standort an andere freizugeben. Das funktioniert über  die  im  Bürogebäude  verbauten Sensoren. Diese erkennen bei aktivierter People Finder Funktion (diese kann, muss aber nicht aktiviert werden) und eingeschaltetem Bluetooth, wo und in welchem Stockwerk  man sich gerade befindet.   

Digitales  Parking

Wenn  an einem Standort flexible Parkplätze für externe Gäste oder Besucher*innen aus anderen Standorten zur Verfügung stehen, dann können diese in der Smart Office-App abgebildet werden.  Über die App hat man  dann  die Möglichkeit, die flexiblen Parkplätze zu reservieren. Natürlich sind die flexiblen Parkplätze nicht für Langzeitbuchungen gedacht.   

 

Digitale Zutrittskontrollen 

Über das Smartphone  können Bürogebäude schlüssel- und kartenlos betreten werden.   

Digitales Raumbuchungssystem 

Dieses  Modul macht  es möglich,  über die App Meetingräume zu buchen und die Auslastung des jeweiligen Raumes nachzuverfolgen.   

Digitale Lockerbedienung

Bei flexibleund offenen Arbeitsplatzkonzepten entstehen häufig neue Herausforderungen, z.B. wenn es um Stauraummöglichkeiten am Arbeitsplatz geht. In neuen Arbeitswelten sind selten Rollcontainer vorgesehen. Eine Lösung dafür ist bei unsdie Lockernutzung auf den Büroflächen.  Die Buchung sowie das Auf- und Abschließen der Locker wird digital über  die  App gesteuert.  

Gibt es noch andere Smart Office-Anwendungen, die außerhalb der App stattfinden? 

Remote Meetings 

Klingt banal, jedoch gehören auch remote Meetings zu Smart Office-Lösungen. Das MY.B bietet uns in allen Räumlichkeiten die Voraussetzungen remote Meetings durchzuführen. Zusätzlich bieten die meisten Räume auch Bildschirme – von Phonebooth bis Konferenzraum. 

Lichtsteuerung 

Auf der gesamten Fläche des MY.B wurden Infrarotsensoren installiert, die das Licht in den Räumen steuern. Die Sensoren erkennen, wenn sich ein*e Mitarbeiter*in im Raum aufhält und schalten dann das Licht ein und später auch wieder aus. Das ist natürlich nicht nur sehr praktisch, sondern auch energieeffizient. 

Elektrische Jalousien 

Das MY.B verfügt überwiegend über Fensterfronten, welche elektrisch durch Sensoren bei z.B. Licht oder Wind automatisch hoch- oder runtergefahren werden. 

Medienfläche  

Uns steht außerdem eine große Fläche mit einer Medienwand zur Verfügung. Diese wird zukünftig dann für digitale Veranstaltungen und Konferenzen genutzt. 

Welche Vorteile und auch Herausforderungen bringt uns das Smart Office?

Generell ist das Thema Smart Office noch ein sehr junges Themengebiet, dadurch gibt es keine Komplettlösung, die vielleicht schon seit Jahren am Markt und von hunderten Kunden*innen erprobt ist. Unser Partner Thing-it verbindet Nutzer*innen mit Gebäuden. Mit ihnen lernen wir täglich neue Arbeitsmuster und Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen kennen, welche zu einem zukünftig besseren Produkt führen werdenDurch die frühe Adaption und Partnerschaft mit Thing-it haben wir die Möglichkeit, unsere Bedürfnisse gut abzubilden und sind nicht von Standardlösungen abhängig.  

Wie vereinfacht Smart Office unseren Alltag im Büro? 

Wir verfolgen im MY.B das Konzept von Activity Based Working. Dieses Konzept ist eine Organisationsstruktur mit aktivitätsbezogenen Arbeitsplätzen und benötigt neue Technologien, um effizient arbeiten zu können 

Nehmen wir uns hier das Beispiel Arbeitsplatz: Nicht jede*r hat mehr einen festen Schreibtisch oder ein festes Büro und die Kolleg*innen direkt am Nachbartisch. Das Ziel ist, für unterschiedliche Arbeitssituationen den richtigen Raum zu schaffen (bei uns sind das z.B. Silence-Räume, Phoneboothes, Meetingräume, Wohnzimmer etc.) und diese so komfortabel wie möglich erreichbar zu machen. Gerade in Zeiten von Corona haben viele Mitarbeiter*innen gemerkt, wie effizient und gut Remote Work funktioniert, so dass wir als Unternehmen nicht mehr einen Tisch pro Mitarbeiter*in vorhalten müssen. Smart Office hilft hier den Mitarbeiter*innen, durch die Buchung eines Tisches im Vorhinein, einen Wunschplatz zu reservieren, ohne dabei erst ins Büro fahren zu müssen. 

Hast du Prognosen zur Etablierung von Smart Office-Anwendungen in den nächsten Jahren? 

Das Thema PropTech (die Verbindung von Gebäude & Digitalisierung) und die zugehörigen Start-Ups sind gerade sehr stark im Aufschwung. Zum einen können Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden, auf der anderen Seite können mit Hilfe von Internet of Things-Devices Energiekosten für Heizung und Licht eingespart werden – ohne dass jemand dauerhaft das ganze System überwachen muss. Schräg gegenüber des MY.B in Berlin wird derzeit das Heidequartier gebaut, hier entstehen über 1000 Wohnungen, zahlreiche Büros, Einkaufsmöglichkeiten und ein Hotel – es entsteht also ein ganzes Quartier voller Smart Buildings. Damit ist das Heidequartier derzeit eines der größten Projekte im Bereich PropTechBis auf die Einkaufsmöglichkeiten werden alle Flächen vollständig digitalisiert, um ein möglichst effizientes Areal zu schaffen. Die Software dafür wird ebenfalls von Thing-it bereitgestellt, dies zeigt uns, dass wir definitiv auf den richtigen Partner gesetzt haben.