Dieser Artikel soll dabei helfen, Klarheit darüber zu schaffen, wie man in Holakratie auf angemessene und unaufgeregte Weise mit ungültiger Governance (UGO) umgehen sollte, ohne in die gängigen Fallen zu tappen.

In der Praxis wird leider häufiger beobachtet, dass Anfänger dem folgenden Mythos aufsitzen:

„Wenn ungültiger Governance Output (UGO) festgestellt wird, dann muss die Prozessierung des Vorschlags abgebrochen werden.“

Das Erkennen ungültiger Governance ist kein Anlass für einen Prozessabbruch

Um Himmels willen, nein! Brecht die Prozessierung des Vorschlags nicht ab. Der Vorschlagende will doch immer noch seine Spannung lösen! Der Prozessabbruch hilft ihm dabei ganz und gar nicht. Er hat nur die „Grammatik“ des Governance-Prozesses noch nicht gut verstanden (vielleicht, weil er gerade mit der Praxis anfängt). Das ist völlig normal und legitim und kommt zu Beginn häufiger vor. In diesem Fall sollte der Facilitator einfach bis zur Einwandrunde warten und dann einen „ungültiger Governance Output“ (UGO) Einwand erheben.

Ein UGO Einwand ist – wie jeder andere Einwand auch – lediglich eine weitere Bitte um Integration. Die einzige Besonderheit ist, dass er nicht durch Erforschen der vier Testfragen, sondern durch Begründung des spezifischen Regelbruchs festgestellt wird (z.B. via „Ein Projekt ist ein spezifischer operationaler Output und entspricht daher nicht der Definition einer Accountability, welche eine wiederkehrende Tätigkeit sein muss.“).

Ein UGO Einwand wird immer durch die Umformulierung des Vorschlags während der Integration aufgelöst. Dabei wird die Form des Vorschlags so angepasst, dass er entsprechend der „Governance-Grammatik“ eine zulässige Form bekommt, insbesondere eine Neudefinition oder Änderung…

  • …einer Rolle (eines Kreises)
  • …eines Purpose
  • …einer Accountability
  • …einer Domäne
  • …oder einer Richtlinie.

Das sind die häufigsten Kategorien von gültigen Outputs für Governance (daneben gibt es noch „Wahlen“ und „Umstrukturierung“).

Transformation von ungültiger Governance in gültigen Governance Output

Beispiel:
„Mai Newsletter ist versendet“
(UGO, weil Projekt = operationale Entscheidung)
 wird zu:
Accountability hinzufügen: „Newsletter versenden“
(gültig, weil wiederkehrende Tätigkeit = Accountability)

Alles darf rein – Governance ist eine Wurstmaschine

Der Governance-Prozess wird in einer Analogie oft als „Wurstmaschine“ bezeichnet. Wenn der Schlachter Wurst macht, dann wirft er alle möglichen verwertbaren Teile des Tieres in die Wurstmaschine, dreht ein paarmal an der Kurbel und auf der anderen Seite kommt auf wunderbare Weise Wurst heraus! Ganz gleich wie unappetitlich die Ingredienzien auch sein mögen – rein damit, ordentlich Gewürze dran, die Kurbel drehen und voilá. Das Ergebnis lässt sich sehen.

Ähnlich ist es mit dem Governance-Prozess in Holakratie. Die „Wurst“ sind in diesem Bild die wohlgeformten, verfassungskonformen Outputs des Prozesses. Der „unappetitliche Input“ sind alle halbfertigen, unausgegorenen, teilweise sogar hingerotzten Vorschläge. Das ist alles in Ordnung. Wie bei der Wurstmaschine gibt es keinen ungültigen INPUT, wohl aber ungültigen OUTPUT. Das Endergebnis sollte wie Wurst aussehen. Letztlich geht’s bei Governance um die Wurst! Für den gültigen Output sorgt der Prozess, wenn er richtig angewendet wird.

„Richtig“ bedeutet in diesem Fall den Prozess nicht abzubrechen, nur weil der Input nicht wohlgeformt ist. Einen ungültigen Input zu bemerken ist nur der Anfang. Man muss ihn durch Integration des UGO Einwands dann noch in einen gültigen Output umwandeln. Wenn der Prozess fälschlicherweise abgebrochen wird, frustriert das den Spannungsbringer und sendet implizit das Signal, dass Anfänger nicht willkommen sind und jeder gleich mit einem perfekten Vorschlag starten muss. Dieser Mythos veranlasst Menschen ihre Spannungen wieder herunterzuschlucken (wie in der alten Welt), statt sie mithilfe der Holakratie zu lösen. Das ist gleichermaßen schade und schädlich für die Implementierung.

Timing ist alles, wenn man einen UGO feststellt

Wenn der Facilitator – oder jedes andere Kreismitglied – einen ungültigen Governance Output erkennt, dann gibt es vier falsche und genau einen richtigen Zeitpunkt, um diesen Umstand festzustellen.

Hier die ungünstigen Zeitpunkte und exemplarische, wenig hilfreiche Aussagen, die den Vorschlagenden unnötigerweise verunsichern:

1) Während Vorschlag vorstellen (falsch):

„Der Vorschlag ist ungültig. Das ist eine operationale Entscheidung. Wenn du ein Projekt willst, dann bring das doch in ein Tactical Meeting.“ 

Manchmal ist operationaler Output ein geeigneter Startpunkt für Governance. Wir können immer abstrahieren, uns vorstellen, dass die Tätigkeit wiederkehrend ist und fragen, welche Rolle generell für solche spezifischen Entscheidungen zuständig sein sollte ( Accountability). Dazu kommen wir aber nicht, wenn wir den Prozess an dieser Stelle bereits verfrüht abbrechen.

Darüber hinaus entmutigt eine solche unzulässige Intervention des Facilitators zu diesem Zeitpunkt den Vorschlagenden, sich auf den Prozess einzulassen. Niemand möchte „falsch“ sein oder von einem neunmalklugen Facilitator vor versammelter Mannschaft vorgeführt werden. Viele geben daraufhin verfrüht auf und haben den Eindruck, dass sie erst noch „ihre Hausaufgaben machen müssen“, bevor sie eine Spannung in Governance prozessieren. Das ist genau das Gegenteil der Atmosphäre von Vertrauen und Sicherheit, die wir schaffen wollen.

2) Während Verständnisfragen (falsch):

„Meinst du nicht, dass der Vorschlag in dieser Form ungültig ist?“

Das ist natürlich keine ernstgemeinte Verständnisfrage über den Vorschlag, sondern eine verkappte Reaktion – also so ziemlich alles, was an dieser Stelle laut Prozess verboten ist. Als Facilitator würde man so also mit schlechtem Beispiel voran gehen. Der einzige Effekt ist auf den Vorschlagenden ist auch hier Verunsicherung und das Gefühl, bloßgestellt zu werden. Autsch.

3) Während der Reaktionsrunde (falsch):

„Meine Reaktion ist, dass der Vorschlag ungültiger Governance Output ist. Der Vorschlagende ist hier im falschen Meeting. Er sollte sein Anliegen in einem Tactical lösen.“

Zu Anfang ist der Facilitator meist der Einäugige unter den Blinden. Sein Wort hat Gewicht. Wenn ausgerechnet er mir als Reaktion nun also sagt, dass mein Vorschlag „falsch“ ist, dann will ich natürlich wissen, was ich verändern soll, damit er gültig wird. Es gibt nur ein Problem: in der Reaktionsrunde sind keine Dialoge erlaubt. Ich darf also die Kollegen nicht direkt anreden oder auf ihre Reaktionen reagieren. Zudem darf ich als Vorschlagender als Einziger nicht auf meinen eigenen Vorschlag reagieren. Dafür ist ja der nächste Prozessschritt, „Klären & Verbessern“ gedacht. Ich bin also verwirrt und irritiert und warte auf meine Gelegenheit eine Frage stellen zu können. Das ist also auch kein guter Zeitpunkt für die Feststellung eines UGO Einwands.

4) Während Klären & Verbessern (falsch):

„Dein Vorschlag enthält ungültigen Governance Output.“

Man könnte meinen, dass hier nun endlich der geeignete Zeitpunkt ist, um den Vorschlagenden wissen zu lassen, dass sein Vorschlag UGO ist. Der Schritt heißt ja schließlich „Klären & Verbessern“, oder?

Das stimmt, aber laut Prozess darf hier NUR der Vorschlagende sprechen, auf vorige Reaktionen antworten und eigenständig Anpassungen an seinem Vorschlag vornehmen. Niemand darf helfen – auch nicht der Facilitator.

Wenn man bei dem Vorschlagenden also bis hierhin eine Spannung erzeugt hat, weil man ihm gesagt hat, dass der Vorschlag „falsch“ ist, dann schaut er einen verständlicherweise mit großen Augen an und fragt: „Du hast doch gesagt, dass mein Vorschlag ungültig ist – was soll ich denn jetzt damit tun?“

Dummerweise musst du dem Vorschlagenden als Facilitator an dieser Stelle sagen, dass du ihm nicht helfen darfst. Dann fühlt er sich natürlich komplett verschaukelt. Das hilft weder der Lösung der Spannung, noch der allgemeinen Akzeptanz des holakratischen Prozesses. Wähle einen anderen Zeitpunkt, um UGO festzustellen.

Der einzig richtige Zeitpunkt, um UGO festzustellen:

5) Während der Einwandrunde (richtig):

„Einwand. Der Vorschlag ist UGO, weil er nicht der Definition einer wiederkehrenden Tätigkeit entspricht. Das ist nur ein formaler Einwand, kein inhaltlicher. Das ist wie eine automatische Rechtschreibkorrektur in Word. Keine Sorge, wir reparieren das gleich ganz einfach in der Integration.“

Es ist so ebenso simpel wie kontra-intuitiv: ungültiger Governance Output ist einfach nur ein formaler Einwand. UGO hat keinen Sonderstatus. Es ist nur ein weiterer Grund, weshalb der Vorschlag Schaden verursacht. Erhebe ihn während der Einwandrunde, nicht davor. Du kannst die Analogie der Rechtschreibkorrektur verwenden: der Vorschlagende hat seinen Vorschlag ins Unreine entworfen (was total ok ist) und wir räumen das einfach schnell auf, keine große Sache und absolut kein Anlass für Schamesröte. Der Vorschlagende ist nicht „falsch“ – er kennt nur die Grammatik von Governance noch nicht so gut. Der Facilitator ist ja zur Stelle, um dabei zu helfen.

Wichtig dabei: ziehe UGO nicht als eine Art „mystische Trumpfkarte“, sondern begründe möglichst immer, gegen welche Regel der Vorschlag verstößt. Sonst kann lernt niemand daraus und die damit einhergehende Wissendifferenz wird leicht als Willkür des Facilitators missverstanden. Die allgemeine Begründungsformel dafür lautet:

X [Element des Vorschlags] entspricht nicht der Definition von Y [verfehltes holakratisches Konstrukt]“

Hier ein paar Beispiele:

  • „Der Vorschlag ist UGO, denn ‘Mai Newsletter ist versendet‘ entspricht nicht der Definition einer Accountability, weil es keine wiederkehrende Tätigkeit ist.“
  • „Die Richtlinie ‚alle Mitarbeiter sollten stets freundlich sein‘ ist UGO, denn sie entspricht nicht der Definition einer Richtlinie, weil sie keine Erlaubnis, bzw. keine Einschränkung darstellt, sondern nur eine allgemeine Verhaltensnorm formuliert. Eine allgemeine Norm ist aber nicht als Richtlinie geeignet. Darüber hinaus versucht die Richtlinie Menschen zu regieren. Menschen gehören aber nicht der Organisation. Die Organisation darf nur die Rollen regieren, nicht die Menschen.“
  • „Der Vorschlag ‚Peter sollte die Accountability bekommen, die Mülleimer auszuleeren‘ ist UGO, denn er entspricht nicht der Definition der Anpassung einer Rolle. In einem Governance Vorschlag dürfen keine spezifischen operationalen Details vorkommen. Konkrete Personen dürfen nicht darin vorkommen, denn wer die Rolle ausfüllt ist letztlich eine operationale Entscheidung (des Lead Links), die explizit kein Gegenstand von Governance sein darf.“

UGO = „integrationspflichtiger Formfehler“

Experimentiere auch mit deinem Framing. Sprich von einem „integrationspflichtigen Formfehler“ statt von „ungültigem Governance Output“. UGO ist ein harmloser Formfehler, der leicht integriert werden kann. Die Rede von „gültig“ und „ungültig“ erzeugt eine emotionale Schwergewichtigkeit, die manche offenbar zu dem geistigen Kurzschluss verleitet, dass der gesamte Vorschlag abgebrochen werden müsse, nur weil der Vorschlag ungültige Outputs enthält. Mitnichten – es gibt nur ein paar kleine Formfehler, die vor Verabschiedung des Vorschlags integriert werden müssen. (Parallel dazu spreche von „nicht integrationspflichtigen Einwänden“ anstelle von „ungültigen Einwänden“ während der Einwandstestung, um es weicher zu machen. Governance folgt zwar einem stringenten, regelbasierten Prozess, wie ein Gerichtsverfahren, doch niemand wird hier verurteilt oder bestraft.)

Der UGO Einwand kommt dann auf die Liste der zu integrierenden Einwände. Aus strategischen Gründen sollte er auf der Integrations-Agenda an erster Stelle behandelt werden. (Die Reihenfolge der zu integrierenden Einwände darf der Facilitator festlegen). Der Grund: oftmals verändert die Integration eines UGO-Einwands den Vorschlag auf grundlegende, strukturelle Weise, so dass dadurch andere Einwände gleich mit gelöst werden, was ein Effizienzgewinn ist.

Der Sensor dafür, um zu entscheiden, ob der UGO erfolgreich integriert worden ist, ist der Facilitator. Sobald der Vorschlag verfassungskonform an die „grammatischen“ Regeln von Governance angepasst wurde, frage als Facilitator den Vorschlagenden, ob der neue Vorschlag immer noch seine ursprüngliche Spannung löst. Wenn er verneint, modifiziere den Vorschlag so lange, bis er bejaht. Herzlichen Glückwunsch, der UGO Einwand ist erfolgreich integriert worden! Integriere noch die restlichen Einwände, bis keine weiteren mehr auftreten. Dann gilt der Vorschlag automatisch als angenommen.

Zusammenfassung

Das Missverständnis, dass ein UGO zu Prozessabbruch führt, wurzelt in mangelnder Erfahrung im angemessenen Umgang mit Einwänden. Wenn Du UGO erkennst, warte bis zur Einwandrunde und erhebe dann einfach einen Einwand. Vorher verwirrt es nur den Vorschlagenden. Begründe, warum es UGO ist und versichere dem Vorschlagenden, dass es nur eine kleine, formale Sache ist, die leicht in der Integration repariert werden kann – ein integrationspflichtiger Formfehler. Wirke aktiv dem Eindruck entgegen, dass Vorschläge perfekt sein müssten, oder dass jeder erst Holakratie vollständig verstanden haben müsse, bevor er seine Spannungen in Governance prozessieren darf. Das erschwert das Lösen von Spannungen und ist das Gegenteil davon, wofür Holakratie eingeführt wurde.

Keine Angst vor Einwänden, keine Angst vor UGO! Übung macht den Meister. Der Schlüssel ist fortgesetzte Hinwendung. Wenn du dir als Facilitator unsicher bist, kannst du immer eine Auszeit nehmen, oder um eine Vertagung des Vorschlags bitten. Kläre Deine Prozessfragen mit einem Coach und komme auf den Vorschlag zurück. Im Gegensatz zu Tactical-Spannungen sind Governance-Spannungen von Natur aus zum Glück nie so dringend, dass sie nicht warten könnten.