Das folgende ist ein Auszug aus dem Holakratie Gewohnheiten Programm für Lead Links der Hypoport AG.
Es gibt im Grunde zwei Wege, wie ein neuer Kreis ins Leben kommen kann. Sie richten sich an unterschiedliche Fraktionen von Lesern. Entweder handelt es sich…
- um einen Übergang von einer bestehenden Abteilung in einen Kreis im Zuge der Holacracy-Implementierung, oder
- um eine Kreis-Neugründung im Rahmen bereits bestehender holakratischer Praxis.
Dein Job als Lead Link besteht darin, die Sache ins Rollen zu bringen, damit der Kreis in holakratischer Weise seine Arbeit aufnehmen kann. Man kann diesen Prozess grob in vier Phasen unterteilen.
- Initiale Governance erstellen
- Rollen mit geeigneten Rollenfüllern besetzen
- Holakratie Software-Tool vorbereiten
- Kick-Off Meetings durchführen
Je nachdem, ob es sich um einen Übergang oder eine Neugründung handelt, gibt es teilweise leichte Unterschiede in den einzelnen Phasen, die im Folgenden beschrieben sind. Andernfalls gelten die Instruktionen für beide Fraktionen, a) und b).
Phase 1: Initiale Governance erstellen
a) bei Übergang von bestehender Abteilung zu Kreis:
Wenn ein bestehendes Team im Laufe der Holakratie-Einführung offiziell zu einem Kreis wird, so wird dieser Prozess in der Regel durch einen Holakratie Coach, eine Holakratie Implementierungsrolle oder eine ähnliche Rolle begleitet, die dem frischgebackenen Lead Link mit Rat und Tat zur Seite steht.
Der erste Schritt auf dem Weg zu einer initialen Formulierung der Governance des Kreises besteht darin, die gegenwärtige Arbeit zu dokumentieren. Der Einfachheit halber beginnt man mit der Aufzeichnung aller Aktionen, Projekte und wiederkehrenden Tätigkeiten, die aktuell in der Abteilung verrichtet werden. Dies kann auf dreierlei Weise geschehen:
- Zusammen mit allen Mitarbeitern der Abteilung in einem eigens dafür einberufenen Workshop, begleitet durch einen Coach, o.ä.
- Asynchron, durch Erfassen der Aktionen, Projekte und wiederkehrenden Tätigkeiten in einem Web-Dokument durch alle Beteiligten
- Vermittels der Aufzeichnung durch den Lead Link (mit oder ohne Coach-Begleitung)
Ziel der Erfassung ist es, den Ist-Zustand der Arbeit einigermaßen zutreffend abzubilden, um einen Startpunkt für die Erstellung der initialen Governance zu haben, der in der gegenwärtigen Realität der Arbeit verankert ist. Aus der Erfassung des Ist-Zustandes kann man zweierlei Elemente ableiten: operative Elemente und Governance-Elemente.
Die operativen Elemente sind Projekte, Aktionen, Kennzahlen und Checklisten, mit denen man später das Tactical-Meeting Interface in der Holakratie Support-Software bevölkern kann. Das ist an dieser Stelle aber eher optional und kann auch nach, bzw. beidem Start des Kreises erfolgen.
Für die Governance Elemente beginnt man am besten mit den wiederkehrenden Tätigkeiten und gruppiert mehrere thematisch zusammenhängende Elemente als Accountabilities innerhalb von Rollen. Man gibt den Rollen eine möglichst intuitiv verständliche Bezeichnung und definiert den Daseinszweck, bzw. Purpose dieser Rolle.
Wir haben einen Styleguide erstellt, der euch hilft, die passenden Formulierungsweisen für Projekte, Aktionen, Rollen, Accountabilities und Purpose(s) zu finden. Der Styleguide definiert Normen für wohlgeformte holakratische Sprache, die unternehmensweit Einheitlichkeit bringen soll.
Achtung: Die Definition von Domänen für Rollen ist nicht zu empfehlen. Diese werden gerade zu Anfang inflationär (da anlasslos) definiert, weil sie meist unzureichend verstanden werden. Besser ist es, Domänen zunächst wegzulassen und sie erst später zu definieren, sobald konkrete Spannungen auftreten, die eine Einhegung und zentrale Kontrolle eines bestimmten Terrains der Organisation durch eine Rolle rechtfertigen (denn das ist ihre Funktion).
Und noch eine Warnung: es geht bei der initialen Governance erst mal noch nicht um dasjenige, was sein könnte oder sollte. Wir wollen lediglich den Ist-Zustand grob erfassen. Ebenso wenig muss jeder Arbeitsschritt haarklein aufgedröselt und dokumentiert werden. Mut zur Lücke! Governance ist immer imperfekt – das gilt insbesondere für die initiale Governance eines Kreises. Man muss sich klar machen, dass man nur eine ungefähre Annäherung an die aktuellen Erwartungen an die Rollen braucht, um als Kreis losspielen zu können.
Alles was noch nicht ideal ist, wird früher oder später ohnehin in Form einer Spannung prozessiert werden, so dass die Governance-Struktur sich im Laufe der Zeit immer mehr der erforderlichen Struktur der Arbeit annähert. Solange es keinen Schaden verursacht und sich einigermaßen wahr anfühlt, ist es wahrscheinlich gut genug formuliert. Falls Du Dir unsicher bist, hole Dir einfach Feedback von der Rolle, die die Holakratie Implementierung in Deinem Kreis begleitet.
b) bei Kreis-Neugründung im Rahmen bereits bestehender holakratischer Praxis
Wenn der Kreis brandneu ist, dann ist es Dein Job als Lead Link, Dir zu überlegen, welche Rollen du sinnigerweise brauchen könntest, um den Purpose und die Accountabilities des Kreises, wie sie Dir vom Super-Kreis auf Weg mitgegeben wurden, mit Leben zu füllen.
Das ist wahrscheinlich der einzige Zeitpunkt in der Holakratie-Praxis, an dem es legitim ist, die Governance zu designen– etwas, von dem sonst immer tunlichst abgeraten wird. Sonst soll ja jegliche Strukturänderung immer in tatsächlichen Spannungen geerdet sein. Da der Kreis aber bislang noch keine Rollenfüller und somit auch keine Sensoren für Spannungen hat, kannst Du per Definition noch gar nicht wissen, was die erforderliche Struktur für alle Rollen sein sollte. Das Gute ist, dass Du das auch nicht wissen musst. Mach einfach einen Entwurf nach bestem Wissen. Eine Alternative dazu gibt es ohnehin nicht. Alles, was Du brauchst, ist ein Startpunkt für den Kreis, um losspielen zu können.
Daher lautet die Empfehlung beim Design der Rollen an dieser Stelle, dass Du die Rollen minimal hinreichend und möglichst leichtgewichtig gestaltest. Nutze dafür die Purpose-Beschreibung der Rolle. Sie ist ihrer Natur nach breit und vage. Das ist in diesem Fall vorteilhaft, weil der Rollenfüller ihn frei interpretieren darf. Halte nur die Dinge als Accountabilities fest, die Du unbedingt von der Rolle erwarten können möchtest. Am Anfang reichen manchmal schon 1-2 Accountabilities. Der Rest konkretisiert sich dann durch die Spannungen, die während der Arbeit auftreten. Überdesigne nicht – wir suchen lediglich einen Startpunkt für die Praxis, keine in Stein zu meißelnde, „perfekte“ Kreisstruktur.
Phase 2: Rollen mit geeigneten Rollenfüllern besetzen
Sobald Du die initiale Governance des Kreises kennst, kannst Du Dich darum kümmern, passende Rollenfüller für die entsprechenden Rollen zu finden. Falls das nicht ohnehin schon klar sein sollte, hier noch mal der unmissverständliche Hinweis: In Holakratie ist das Annehmen von Rollen ein freiwilliger Akt, d.h. niemand darf dazu genötigt werden eine Rolle anzunehmen, die er nicht annehmen möchte, bzw. ohne Rücksprache kurzerhand vom Lead Link in eine Rolle gesteckt werden. Also vereinbare ein Gespräch mit den Kandidaten, die Dir vorschweben, spreche die Rollenbeschreibung mit ihnen durch und frage sie, ob sie die Rolle annehmen wollen. Falls nicht, musst Du weiter fragen oder letzten Endes ein Recruiting veranlassen, um die ungefüllten Rollen zu besetzen. Da Du als Lead Link gegenüber dem Super-Kreis die Resultate Deines Kreises verantwortest, fallen in der Zwischenzeit alle ungefüllten Rollen auf Dich als Lead Link zurück. Du musst sie so lange übernehmen, bis Du einen geeigneten Rollenfüller gefunden hast.
a) bei Übergang von bestehender Abteilung zu Kreis:
In der Regel weißt Du in diesem Fall schon, welche Person welche Rolle ausfüllen sollte, da sie die Arbeit bereits tut. Die Zustimmung zur Rolle erscheint als bloße Formsache. Vereinbare trotzdemein Gespräch mit der Person und frage explizit, ob sie die Rolle annehmen möchte. Erkläre ihr, dass es keine Pflicht zur Annahme gibt (es sei denn, der Arbeitsvertrag definiert etwas anderes) und frage ergebnisoffen. Holakratie basiert auf der Freiheit „nein“ sagen zu können. Wer nicht „nein“ sagen kann, kann einer Rolle im Umkehrschluss auch nicht wirklich zugestimmt haben.
Wer hingegen eine Rolle bewusst angenommen hat, kann sich im Nachhinein nicht als Opfer darstellen, wenn er die Accountabilities der Rolle schleifen lässt und in die Pflicht genommen wird. Er wollte die Rolle ja annehmen – mit allen Rechten aber auch Pflichten. Deswegen ist die bewusste Zustimmung zur Annahme einer Rolle nicht trivial und sollte explizit sein. Das ‘Spiel’ heißt nämlich mittlerweile Holakratie, und in diesem Spiel macht das bewusste Halten oder Nicht-Halten von Rollen einen Unterschied.
Noch ein Detail: stelle sicher, dass die Personen, denen Du die Rollen übertragen willst, einen Zugang zum Holakratie Software-Tool bekommen haben, bzw. umgehend einen solchen bekommen. Das funktioniert in der Regel durch Einladung der Person via Email durch den Administrator. Nachdem sie einen Account haben, kannst Du sie Deinem Kreis in einem ersten Schritt schon mal als rollenlose Kernmitglieder hinzufügen. Im nächsten Schritt verteilst Du die Rollen an Deine Kernmitglieder. (Bei Rückfragen wende Dich am besten an die passende Rolle im OMG Kreis, die das Holakratie Software-Tool verwaltet.)
Phase 3: Holakratie Software-Tool vorbereiten
Du hast Dir Gedanken zu den notwendigen Rollen gemacht, Du weißt, wem Du sie anvertrauen kannst und die Personen haben einen Zugang zum Holakratie Software-Tool (holaSpirit oder GlassFrog) und sind Kernmitglieder in Deinem Kreis. So weit, so gut. Im dritten Schritt geht es nun darum, das Tool mit den entsprechenden Inhalten zu füllen.
Öffne ein Governance-Meeting für Deinen Kreis. Wenn noch niemand sonst eine Rolle hat, kannst Du es logischerweise nur mit Dir selber durchführen. Wenn Du der Fraktion a) angehörst, lass Dich dabei von einer entsprechenden Rolle an die Hand nehmen.
Schlage die geplanten Rollen mit ihren Purposes und Accountabilities vor, wie Du sie in Schritt 1 erarbeitet hast. Erzeuge Agendapunkte, tippe die Rollen-Beschreibungen in die Maske des Tools ein, nehme alle Vorschläge an und beende das Governance Meeting im Holakratie-Software Tool wieder. Danach sollten die Änderungen der Kreisstruktur visuell sichtbar sein.
Als nächstes besetze die Rollen im Tool mit den Rollenfüllern (mittlerweile Kernmitglieder in Deinem Kreis), deren explizites Einverständnis Du Dir zuvor hast geben lassen. In den Kreisen, für die Du Lead Link bist, sollte eine solche Option automatisch freigeschaltet und im Kontext der jeweilig zu vergebenden Rolle sichtbar sein. Klicke die Rolle an und wähle aus dem Drop-Down-Menu den (oder die) Rollenfüller für die jeweilige Rolle aus.
Hinweis: Die Rollen „Secretary“, „Facilitator“ und „Rep Link“ bleiben vorerst leer, da es sich um gewählte Standard-Rollen eines Kreises handelt, die frühestens beim ersten Governance Meeting des Kreises durch ordnungsgemäße Wahlen besetzt werden können.
Multigefüllte Rollen und Zuweisung unterschiedlicher Fokus-Bereiche
Ein und dieselbe Rolle kann von mehreren Rollenfüllern gleichzeitig gefüllt werden. Diese verfolgen dann denselben Purpose, dieselben Accountabilities und haben Zugriff auf dieselben Domänen. Als Lead Link des Kreises kannst Du den Rollenfüllern der multigefüllten Rolle unterschiedliche, frei definierbare Fokus-Bereiche zuweisen (z.B. einer Vertriebsrolle mit vier Rollenfüllern die Fokus-Bereiche “Nord”, “Süd”, “Ost” und “West”). Eine multi-gefüllte Rolle kann ein sinnvoller Zwischenschritt sein, bevor man extra einen eigenen Sub-Kreis ins Leben ruft (insbesondere, wenn die Natur der Tätigkeit nur wenig ausdifferenziert ist unter den Rollenfüllern, d.h. alle eigentlich mehr oder weniger das Gleiche tun).
Optional: operative Details einpflegen
Bei holaSpirit hast Du in der Kreisansicht unter dem Reiter „Operatives“ die Möglichkeit, noch vor dem ersten offiziellen Tactical Meeting des Kreises Metrics (Kennzahlen), Checklistenpunkte und Projekte einzupflegen. Das kann das erste Meeting beschleunigen helfen, ist aber letztlich optional.
Wenn du der Fraktion a) angehörst, dann kannst Du die ggf. zuvor erfassten Projekte (die aktuelle Arbeit, geerbt aus der vorigen Abteilung) direkt im Projektboard des Kreises mit aufnehmen. Dasselbe gilt für bereits bestehende Kennzahlen und bestehende Checklisten. Wenn sie vorhanden sind, füge sie hinzu. Falls nicht, überlege Dir, welche sinnvoll wären (siehe Lektion 2-4 des Lead Link Gewohnheiten Programms für Tipps), oder überspringe diesen Punkt einfach. Nimm in diesem Fall einfach einen Agendapunkt „operative Details“ für das erste Tactical Meeting zur Diskussion mit, um es dort zu klären.
Wenn du der Fraktion b) angehörst, dann gibt es in der Regel noch keine Projekte, da der Kreis frisch startet, aber Du kannst Dir – basierend auf den Accountabilities der entsprechenden Rollen– schon mal relevante Kennzahlen oder Checklistenpunkte überlegen, um das erste Tactical zu beschleunigen. Ansonsten gilt wie für a): bringe die Diskussion derselben einfach als Agendapunkt im ersten Meeting ein.
Phase 4: Kick-Off Meetings durchführen
Sobald Du die dritte Phase abgeschlossen hast, bist Du bereit, um die Einladungen für das erste Kick-Off Meeting an alle Kreismitglieder auszusenden. Finde einen Termin, an dem möglichst alle teilnehmen können.
Für Fraktion a) empfiehlt es sich, das erste Governance und das erste Tactical Meeting direkt hintereinander durchzuführen und sich dafür mindestens 3-4 Stunden einzuplanen. Sorge dafür, dass ein Holakratie Coach oder eine Holakratie Implementierungsrolle unterstützend dabei sein kann.
Fraktion b) kann den Auftakt für den Kreis auch auf zwei Termine aufteilen, da der holakratische Kontext schon klar ist. Doch gewöhnlich werden auch hier beide Termine hintereinandergelegt.
In jedem Fall empfiehlt es sich mit dem Governance Meeting zu beginnen, um die zu wählenden Rollen durch eine Wahl zu besetzen. Wann immer Wahlen anstehen, sind sie als Agendapunkt in einem Goverance Meeting laut Verfassung an die erste Stelle zu setzen. Die Facilitiation und die Aufzeichnung der Ergebnisse des Meetings (Secretary) übernimmt für Fall b) interimsmäßig der Lead Link, im Fall a) wird der Wahl-Prozess durch externe Hilfe facilitiert (Coach, o.ä.).
Sobald die Facilitator-Rolle durch Wahl besetzt worden ist, darf der Lead Link die Facilitation und die Secretary-Pflichten schon während des laufenden Meetings an den oder die neuen Rollenfüller übergeben. Bei a) ist darauf zu achten, dass die Person, die in die Rolle des Facilitators gewählt wird, nach Möglichkeit schon ein dreitägiges Holakratie Practitioner Training (HPT) oder ein Holakratie Facilitation Training (HFT) besucht hat, bzw. der baldige Besuch eines solchen bereits organisiert ist. Gerade in Kreisen mit Menschen, die vorher nicht Holakratie praktiziert haben, sollten nur geschulte Facilitatoren zum Einsatz kommen, oder zumindest eine unterstützende Begleitung durch geschulte Facilitatoren stattfinden.
Nach dem ersten Governance Meeting folgt das erste Tactical Meeting. Falls die operativen Details in Phase 3 noch nicht eingepflegt worden sind, dann ist das erste Tactical Meeting eine gute Gelegenheit, um geeignete Kennzahlen, Checklistenpunkte und Projekte für den Kreis zu diskutieren und zu verteilen.
Viel Erfolg beim Start des neuen Kreises!
Materialien zum Download
Checkliste “Kreis starten” zum Download
Styleguide für Formulierungen in Holacracy