Hinweis: Der folgende Text ist eine Sneak-Preview aus dem speziell für Lead Links zugeschnittenen, Hypoport-internen Holakratie-Gewohnheiten Email-Programm. Das Programm ist noch in der Entwicklung, aber das Thema “Projekt-Updates” ist nicht nur für Lead Links bei Hypoport, sondern auch für die breitere Community der Holakratie-Praktizierenden interessant, weshalb wir den Auszug hier veröffentlichen. Feedback ist sehr willkommen!
Deine aktuelle Gewohnheit lautet: Unwissenheit als Spannung identifizieren.
In den letzten beiden Lektionen haben wir uns mit den Punkten der Meeting Präambel für Tactical Meetings beschäftigt und die Schritte Checklisten und Kennzahlen im Detail behandelt. Für dieses Mal schauen wir uns den Punkt Projekt-Updates genauer an. Wir machen dafür einen kleinen Exkurs über die Definition und Natur von Projekten und bieten dann einige Maximen für die Optimierung von Projekt-Updates an.
Projekt-Updates im Kontext von Tactical Meetings
Der Facilitator liest eines nach dem anderen die Projekte vor, die auf dem Projekt-Board des Kreises erfasst worden sind und fragt den Projektinhaber nach Updates. Fokus des Berichtes ist der Unterschied gegenüber dem letzten Meeting. Wenn seit dem letzten Tactical Meeting kein Projektfortschritt stattgefunden hat, dann antwortet der Projektinhaber mit “kein Update”. Die Projekte tauchen in den vier Kategorien “aktuell”, “wartend”, “abgeschlossen” und “zukünftig” auf dem Board auf. Wenn nötig, werden die Veränderungen in den Kategorien vom Secretary erfasst und optional neue Projekte hinzugefügt. Die Projekte von abwesenden Rollenfüllern werden gewöhnlich ohne Bericht übersprungen.
Sichtbarkeit über die Ergebnisse der anderen Kreismitglieder
Aus der Sicht des Lead Links sind Projekt-Updates entscheidend, um den Fortschritt, bzw. die Abwesenheit davon, in der Erreichung der Kernziele oder Outcomes des Kreises zu beschreiben. Wenn ich nur meine eigenen Projekte manage, dann weiß ich in der Regel, wo ich bei welchem Projekt stehe, wie weit es ist und was noch in etwa offen ist, bevor ich es abschließen kann. Als Lead Link verantwortest Du aber die Ergebnisse aller Projekte, die an den Kreis als Ganzes gegeben wurden stellvertretend im übergeordneten Kreis. Du brauchst daher eine Sichtbarkeit über alle entscheidenden Projekte von Rollen, die Du nicht zufällig selber neben Deiner Lead Link Rolle im Kreis hältst.
„Wieviel Projekt hätten’s denn gern?“
Die Definition von „Projekt“ oder „anzustrebendes Ergebnis (Outcome)“ die von Getting Things Done (GTD) in die Holakratie-Verfassung eingeflossen ist, ist bekanntlich relativ breit gefasst. Als Projekt gilt schon alles, was mehr als eine, in sich geschlossene, physische Handlung (eine „nächste Aktion“) erfordert. Somit fallen darunter viele kleinere Ergebnisse, für die man den Job-Titel eines klassischen „Projekt-Managers“ eigentlich nicht erfunden hat. In Holakratie ist aber jede Rolle ein „Projekt-Manager“, einfach weil jede Rolle an konkreten Ergebnissen oder Zielen arbeitet, die mehrschrittig sind (somit als „Projekte“ gelten) und „gemanagt“ werden müssen.
„Brauchen wir noch Projekt-Manager, oder kann das wech?“
Heißt das jetzt, dass Holakratie den klassischen Projekt-Manager abschafft? Nicht unbedingt. Es wird weiterhin größere Arbeitspakete geben, die einmaliger Natur sind, z.B. ein Ergebnis wie „Interne Prozesse sind mit den Anforderungen der DSGVO konform“, und die aufgrund ihrer übergreifenden Natur von einer Person überblickt und gehalten werden sollten. Es kann Sinn machen eine allgemeine Rolle „Projekt-Manager“ beizubehalten, die diese größeren Arbeitspakete hält. Alternativ kann man die Rolle aber auch nach der Natur des konkreten Projektes benennen, das sie ins Leben bringen soll, z.B. „DSGVO-Initiator“, und diese Rolle dann wieder löschen, wenn das Projekt vollendet ist. Holakratie erlaubt einem diese Flexibilität durch den Governance-Prozess.
Holakratie ist verschachtelt
Wiederkehrende Tätigkeiten sind Accountabilities. Mehrere Accountabilities werden sinnvoll in einer Rolle zusammengefasst. Mehrere Rollen werden sinnvoll in einem Kreis zusammengefasst. Alle diese ineinander verschachtelten Elemente bilden die Holarchie der wiederkehrenden Arbeit.
Interessanterweise gibt es eine ähnliche verschachtelte Struktur für nicht-wiederkehrende Arbeit, d.h. für Arbeit, die einen konkret nennbaren Endzustand hat, mithin für Projekte. Auch Projekte können holarchisch gegliedert sein.
Projekt ist nicht gleich Projekt
Holakratie stellt definitorisch alle Projekte gleich. Jedes anzustrebende Ergebnis, an dem eine Rolle arbeitet gilt als „Projekt“. Aber Ausmaß und Umfang eines Projektes können natürlich immens variieren. Man stelle sich z.B. vor, dass ein holakratisch organisierter Energiekonzern, der vom Geschäft mit fossilen Brennstoffen lebt, sein Geschäftsmodell auf erneuerbare Energien umstellen will. Das wäre ein massives Projekt mit einem konkret definierten Endpunkt: „Geschäftsmodell ist auf erneuerbare Energien umgestellt“. Ein solches Projekt ist vielleicht das Resultat einer strategischen Entscheidung im obersten Kreis.
Die meisten Projekte kann man herunterbrechen in konkrete nächste Aktionen. Wenn ein Projekt allerdings so groß ist, wie im oben genannten Beispiel, ist es wahrscheinlicher, dass das Projekt stattdessen in mehrere Ebenen von Sub-Projektenzergliedert werden muss (gehalten durch mehrere Sub-Kreise), die alle auf das Endziel ausgerichtet sind. Für diese Arten von temporären Groß-Projekten ist der klassische Projekt-Manager geschaffen worden und dafür hat er seinen Sinn und seine Berechtigung.
Was gehört ins Projekt-Update?
Über welche Projekte während des Projekt-Updates im Tactical Meeting berichtet werden sollte, ist nicht näher durch die Holakratie spezifiziert. Prinzipiell kann man qua Transparenzpflicht jeden einzelnen Rollenfüller dazu verdonnern über alle seine aktuellen Projekte Rechenschaft abzulegen. Die Frage ist natürlich, wie sinnvoll das ist. Wollen und vor allem müssen wir das wirklich alles wissen? Je größer der Kreis, desto unsinniger und inneffizienter wird eine solche Berichtsflut. Diese gilt es einzudämmen.
Maximen für Projekt-Updates
Die Empfehlung aus der Praxiserfahrung lautet daher, sich bei den Projekt-Updates an folgende Maximen zu halten:
- Über „Meta-Projekte“ berichten
- Über von anderen Rollen angefragte Projekte berichten
- Update-Enthaltsamkeit für selber angefragte Projekte üben
- Update-Enthaltsamkeit für selber angelegte Projekte üben
- Projekte, die den obigen Kriterien nicht genügen, auf „privat“ setzen
Über „Meta-Projekte“ berichten
Projekte, die für ihren Abschluss auf den Abschluss von mehreren Sub-Projekten (und nicht nur nächsten Aktionen) angewiesen sind, könnte man „Meta-Projekte“ nennen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass auch andere Rollen einen Teil dazu beitragen müssen. Das ist Grund genug darüber zu berichten. In der Regel werden solche Meta-Projekte von außen vom Super-Kreis an einen Kreis herangetragen. Auf dem Projekt-Brett des Super-Kreises reicht daher das Meta-Projekt als ‚die Spitze des Projekt-Eisberges‘. Eine Auflistung aller Sub-Projekte wäre Informations-Overkill und interessiert den Super-Kreis nur indirekt. Ebenso sollte man im eigenen Kreis seine Sub-Kreis Rolleninhaber darum bitten ihre interne Projektliste nicht ungefiltert in den Super-Kreis zu spiegeln, sondern nur zusammenfassend das Meta-Projekt zu berichten, das man tatsächlich von der Rolle (dem Sub-Kreis) angefragt hat.
Über von anderen Rollen angefragte Projekte berichten
Der Klassiker. Wenn eine Rolle von einer anderen Rolle ein Projekt angefragt hat, dann macht es reichlich Sinn es auf dem Projekt-Brett zu belassen. Dadurch ist sichergestellt, dass die anfragende Person immer relevante Updates zum Projekt-Fortschritte geliefert bekommt. Man kann beim Erfassen optional die anfragende Person fragen, ob sie regelmäßig auf diese Weise informiert werden möchte, aber davon ist in der Regel auszugehen. Falls nicht, dann kann der Projektinhaber das Projekt auf privat setzen.
Update-Enthaltsamkeit für selber angefragte Projekte üben
Wenn man selber Anfragender ist kann sich pro-aktiv fragen, ob man informiert werden möchte und – falls das nicht der Fall ist – dem Angefragten mitteilen, dass er das Projekt auch privat verwalten kann, so dass die Projektübersicht des Kreises entschlackt wird.
Update-Enthaltsamkeit für selber angelegte Projekte üben
Über seine eigene Arbeit berichtet man gerne, insbesondere am Anfang, wenn man noch nicht darauf vertraut, dass einem die Kollegen vertrauen. Durch Projekt-Updates der Kollegen fühlt man sich geradezu in Zugzwang alles aufzulisten, an dem man gerade arbeitet – quasi als Existenzberechtigung und Beweis der eigenen Unentbehrlichkeit. Dafür ist es aber nicht gedacht. Wenn das jeder tut, dann führt das auf Dauer zu endlosen Projekt-Updates, die nicht wirklich fruchtbar für den Kreis sind. Nicht angefragte Projekte sollte man daher lieber nur dann berichten, wenn sie groß genug oder strategisch entscheidend sind, so dass sie für andere Rollen relevant sind. Das ist natürlich Ermessenssache. Man kann es aber auch testen, indem man in einer „Info-teilen“-Spannung die Projekte teilt, an denen man arbeitet und fragt, ob jemand sie lieber auf dem Projekt-Brett sehen möchte.
Projekte, die den obigen Kriterien nicht genügen, auf „privat“ setzen
In Holakratie wird von individuellen Rollenfüllern erwartet, dass sie ein eigenes verlässliches System pflegen, in welchem sie ihre Projekte und nächsten Aktionen festhalten und verfolgen. Das betrifft die individuelle Selbstorganisation. Die Projekt-Updates des Kreises betreffen die kollektive Selbstorganisation. Es wäre fatal, wenn alle individuellen Rollenfüller ihr persönliches, verlässliches System der Aufzeichnungen ausschließlich im kollektiven Tool, dem Projekt-Board, pflegen würden. Nicht alle interessiert alles. Daher gibt es die Option, Projekte als „privat“ zu markieren – nicht weil sie Geheimsache sind (es gilt weiterhin Transparenzpflicht auf Anfrage), sondern um die Informationsmenge zu begrenzen und die Projektübersicht des Kreises übersichtlich zu halten.
Als Lead Link ist es wichtig, dass Du das „Armaturenbrett“ des Kreises übersichtlich hältst. Das hilft Dir in Deiner Rolle für das Ganze des Kreises Verantwortung zu übernehmen. Das folgende Projekt könnte Dir dabei helfen: „Maximen für Projekt-Updates mit dem Kreis geteilt“.
Viel Erfolg!
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